Rūpīga preču uzskaitīšana jums šķiet bezjēdzīga? Ja jūtat, ka restorāna finanses sāk aizplūst, iemācieties kontrolēt savu uzņēmumu. Uzziniet, kā inventarizācija var izglābt jūsu biznesu!

Preču uzskaitīšana katrā restorāna telpā reti ir restorāna menedžera iecienītākā aktivitāte. Vai tā ir tabula izklājlapā vai papīrs un zīmulis – tā šķiet rutīnas darbība. Šādā situācijā ir viegli pieļaut kļūdu vai pat atteikties no šīs aktivitātes.

Vai telpu inventarizācija ir vispār vajadzīga?

Ja restorāns vēlas pilnībā kontrolēt izmaksas, īpaši tās, kas saistītas ar produktiem, kas tiek izmantoti maltīšu un dzērienu pagatavošanā, nepieciešams analizēt šo pirkumu vērtību un krājumus. Vairumā gadījumu krājumu veidošanas izmaksas, līdzās algu izmaksām, ir viena no lielākajām izdevumu grupām restorānā. Tāpēc pat mazākās novirzes no standartiem šajā jomā var negatīvi ietekmēt finansiālo likviditāti.

Vienlaikus nepieciešams ziņot par statusu noliktavā, virtuvē un bārā. To var izdarīt daudzos veidos. Populārākais ir izklājlapa un pašizveidota tabula.

Otru risinājumu nodrošina modernās POS sistēmas, kam ir noliktavas funkcija, kas uzrauga esošos krājumu līmeņus. Abos gadījumos svarīga ir regularitāte, kas ir redzama visu pašreizējo rēķinu ievadīšanā sistēmā un krājumu koriģēšanā ar reālajām vērtībām. Atbilstoši izstrādāta forma vai POS sistēma, pamatojoties uz analizētajā periodā gūto apgrozījumu un iepriekš ieviestajām receptēm, aprēķinās esošo inventāra statusu. Vadītājam atliek tikai salīdzināt to ar fizisko inventāru un norādīt iztrūkumus (vai pārpalikumus). Un tagad lielākā problēma: atrast cēloņus novirzēm.

Inventarizācijas novirzes

Parasti pirmais, kas nāk prātā, ir preču zādzība. Protams, tāda iespēja pastāv, taču vienmēr beigās vainīgs ir darbinieks, un vadītājam vajadzētu pārbaudīt visas pārējās iespējas, pirms tas nonāk pie šāda secinājuma. Lūk, dažas no iespējām:

  • Īpašnieku pašu patēriņš telpās. Elements, kas bieži vien nav pakļauts nekādai kontrolei un atbilstoši izmērīts. Īpašnieki bauda savas privilēģijas ne tikai savā vidū, bet arī aicina uz telpām savus draugus. Protams, tā nav aizliegta prakse, bet to visu rūpīgi jāpārvērš zaudētos ienākumos vai papildu izdevumos krājumu atjaunošanai. Šāds patēriņš vienmēr jāiekļauj periodiskajās pārbaudēs vai inventarizācijā.
  • Veicināšana un atlaides. Nepārtrauktā cīņā par viesiem restorāni īsteno jaunus veicināšanas pasākumus un piemēro vietām atlaides. Ikviena cenu izmaiņa un atlaižu ieviešana ir jāiekļauj POS sistēmā, lai formula varētu pareizi aprēķināt izmantotās preces, redzot samazināto cenu. Tas īpaši attiecas uz veicināšanas pasākumiem, kas balstīti uz bezmaksas lietu izsniegšanu, pērkot pareizo maltīšu vai kafiju skaitu.
  • Izmaiņas receptēs. Izmaiņas receptēs vai maltīšu svarā, kas nav iekļautas sistēmā, var sagrozīt reālo inventarizāciju. Līdzīga situācija rodas, kad netiek ievēroti standarti un porciju lielums. Bieži notiek, ka virtuves personāla izmaiņas ievieš pārmaiņas lietoto produktu skaitā un ēdienu izmēros. Šo situāciju var labot porciju kontrole un periodiski atgādinājumi par akceptētajām receptēm.
  • Zudumu un atkritumu nekontrolēšana. Pilnībā likvidēt atkritumus un nevēlamos atkritumus virtuvē ir sarežģīti. Uzdevums ir samazināt šo vērtību, vienlaikus kontrolējot to līmeni. Šīs vērtības neiekļaušanai inventārā būs negatīva ietekme uz rezultātu un tas var izraisīt nepareizus secinājumus.
  • Problēma ar piegādātājiem. Diemžēl ne visi darbuzņēmēji, ar kuriem restorāns sadarbojas, pilnībā izpilda savas saistības. Krāpšana piegādēs turpinās: rēķins rāda vienu vērtību, bet tiek piegādāts atšķirīgs pasūtīto preču daudzums. Tāpēc vērts veltīt dažas minūtes, lai pārbaudītu katru piegādi un atsūtīto rēķinu, lai rakstveida norādes atbilstu tam, ko nodrošina noliktava.

Inventarizācija: Cik bieži?

Jo biežāk, jo labāk iespējams pārliecināties, ka restorāns strādā atbilstoši.

No otras puses, ar inventarizācijas veikšanu saistītās izmaksas un laiks liek vadītājam noteikt labāko periodu, pēc kura tiks veikta nākamā inventarizācija.

Atbildi var sniegt divi ziņojumi: pārdošana un inventāra rotācija, kas ir sekas gūtajiem ienākumiem. Ja restorānam ir augsti ienākumi ik dienu un inventāra aprite ir augsta, tad inventarizāciju noteikti var veikt biežāk. Ja situācija to pieprasa, tas var būt pat reizi nedēļā vai pat divreiz nedēļā (piemēram, pirmdien un piektdien, ja lielākais apmeklējums ir nedēļas nogalēs).

Ierasta prakse, īpaši bāriem, ir veikt inventarizāciju katru dienu maiņas sākumā vai beigās.

Ir arī atbilstoši funkcionējošas iestādes, kurās inventarizāciju veic reizi mēnesī vai pat vēl retāk. Tās biežumu vienmēr nosaka restorāna veids un tā vadības stils.

Inventarizācija ir svarīga un tā jāveic. Vienlaikus vadītājs ir pakļauts vairākām grūtībām un problēmām, kas var sagrozīt skaitīšanas rezultātu. Neskatoties uz to, regulāri un rūpīgi veikta inventarizācija veicina iestādes darbību un pozitīvi ietekmē restorāna izmaksu kontroli.